Saapuneiden viestien kansio täyttyy nopeasti, kun kaikki viestit kertyvät samaan yhteiseen näkymään aiheesta riippumatta. Tärkeä viesti voi hukkua vähemmän kiireellisten joukkoon, jolloin se löytyy vasta paljon myöhemmin, kun sitä sattuu etsimään. Sama sekavuus toistuu päivästä toiseen, ellei kansiolle luoda jotain kiinteää rakennetta.
Viestien jakaminen muutamaan kiinteään kategoriaan aiheen mukaan tuo näkymään heti selkeyttä. Kun samaan aiheeseen liittyvät viestit löytyvät samasta paikasta, niiden läpikäyminen ja niihin vastaaminen sujuu huomattavasti nopeammin kuin sekavasta kokonaisuudesta. Selkeä rakenne näkyy heti, kun kansion avaa aamulla ensimmäistä kertaa.
Valitse muutama selkeä kategoria
Kategorioita ei kannata luoda liikaa, sillä liian moni ryhmä tekee järjestelmästä lopulta yhtä sekavan kuin alkuperäinen kansio oli. Muutama laaja ja selkeä kategoria riittää useimmille, ja niiden sisältöä voi tarvittaessa tarkentaa myöhemmin.
Kun uusi viesti saapuu, se kannattaa siirtää oikeaan kategoriaan heti, kun sen on lukenut. Näin saapuneiden kansio pysyy tyhjänä tai lähes tyhjänä, ja jäljellä olevat viestit ovat aidosti niitä, jotka vielä odottavat käsittelyä.
Kategorioiden nimien kannattaa olla niin selkeitä, että niiden sisältö on pääteltävissä ilman epäröintiä. Epämääräinen tai liian yleinen nimi johtaa siihen, että viestejä aletaan taas sijoittaa sattumanvaraisesti, jolloin koko järjestelmän hyöty katoaa vähitellen. Selkeä, aiheeseen suoraan viittaava nimi pitää järjestyksen yllä pidemmällä aikavälillä.
Kategorioita kannattaa myös käydä läpi silloin tällöin ja poistaa ne, joita ei enää tarvita. Vanhat, käyttämättömät kategoriat keräävät turhaa sekavuutta järjestelmään, vaikka itse viestit olisivatkin edelleen tallessa. Muutaman kerran vuodessa tehty siivous pitää koko järjestelmän toimivana ja ajan tasalla.
Selkeä järjestelmä helpottaa myös vanhojen viestien etsimistä myöhemmin. Kun tietää, mihin kategoriaan tietty aihe kuuluu, viestin löytää nopeasti ilman pitkää selailua koko kansion läpi.
Kategorioiden käyttöönotto vaatii pienen alkuponnistuksen, mutta se maksaa itsensä nopeasti takaisin. Selkeä järjestys saapuneissa viesteissä tekee koko työpäivästä rauhallisemman ja hallitumman tuntuisen.
