Kurz vor einer Besprechung liegt der Schreibtisch oft noch voll mit Unterlagen von der vorherigen Aufgabe. Zwischen Stiften, Kaffeetassen und losen Blättern bleibt kaum Platz, um sich während des Gesprächs Notizen zu machen. Wer dann mitten im Gespräch erst noch Platz schaffen muss, verpasst leicht den Anfang eines wichtigen Punktes. Die Aufmerksamkeit wandert in diesem Moment vom Gesagten weg und hin zu der Frage, wo überhaupt noch Platz für einen Stift zu finden ist.
Ein paar Minuten vor Beginn reichen meist aus, um die wichtigsten Dinge beiseitezuräumen. Alles, was nicht zur bevorstehenden Besprechung gehört, wandert kurz zur Seite, sodass ein freier Bereich für Stift und Notizblock entsteht. Diese kurze Handlung dauert kaum länger als der Weg zum Besprechungsraum, macht sich aber während des gesamten Gesprächs bezahlt.
Ein fester Platz für den Notizblock
Es hilft, dem Notizblock einen festen Platz auf dem Schreibtisch zuzuweisen, sodass er nicht jedes Mal neu gesucht werden muss. Liegt er immer an derselben Stelle, reicht ein kurzer Griff, sobald die Besprechung beginnt, ohne dass dabei wertvolle Zeit verloren geht. Auch der Stift verdient einen festen Platz in der Nähe, damit beides zusammen griffbereit liegt, sobald das Gespräch beginnt.
Freie Fläche bedeutet auch weniger Ablenkung während des Gesprächs. Der Blick bleibt auf das Wesentliche gerichtet, statt ständig zwischen Bildschirm, Unterlagen und einem überfüllten Schreibtisch hin und her zu wandern. Selbst kleine Unordnung am Rand des Blickfelds kann die Konzentration stören, ohne dass es bewusst auffällt.
Wer regelmäßig aufräumt, bevor eine Besprechung beginnt, gewöhnt sich schnell an diesen kleinen Ablauf. Mit der Zeit wird daraus eine Selbstverständlichkeit, die kaum noch bewusst wahrgenommen wird, aber jedes Mal spürbar Ruhe in den Start bringt. Diese Ruhe überträgt sich häufig auch auf die anderen Beteiligten, sobald das Gespräch beginnt.
Am Ende profitieren auch die Notizen selbst von einem aufgeräumten Platz. Sie lassen sich später leichter wiederfinden, wenn sie nicht zwischen anderen Papieren verschwinden, sondern von Anfang an ordentlich und gut lesbar entstehen konnten.
