Mirar el correo electrónico cada pocos minutos parece una costumbre inofensiva. Sin embargo, cada vez que se abre el buzón, la tarea en marcha se interrumpe. Después cuesta un rato volver a concentrarse en lo que se estaba haciendo. Al final del día, muchas personas sienten que han estado ocupadas sin haber avanzado en lo importante. Existe una alternativa sencilla.
Consiste en elegir unos momentos fijos del día para revisar el correo. Por ejemplo, uno a media mañana, otro después de comer y otro al terminar la jornada. Entre uno y otro, el buzón permanece cerrado y las notificaciones, apagadas. Así puedes dedicarte por completo a lo que estás haciendo. Los mensajes esperarán sin problema.
Cuando llega la hora de mirar
Cuando llegue el momento, dedica ese rato solo a los mensajes. Léelos de una vez y responde primero a los que sean rápidos. Deja los más complicados para un momento de trabajo tranquilo. De esta forma, cada revisión tiene un principio y un final claros. Y no se convierte en una fuente de distracciones constantes.
Es útil avisar a los compañeros de que respondes en momentos concretos. Si alguien necesita algo urgente, puede llamarte o pasar a verte. Con esa aclaración, nadie espera una respuesta inmediata y todos se organizan mejor. La mayoría de los mensajes no requieren una contestación en el acto. Solo hace falta acostumbrarse a esa forma de trabajar.
Al principio puede resultar difícil resistirse a mirar el buzón. Notarás cierta inquietud, como si te estuvieras perdiendo algo. Es normal y suele pasar en pocos días. Un truco útil es cerrar la ventana del correo, en lugar de dejarla abierta en segundo plano. Verla siempre a la vista es una invitación constante a abrirla.
Con el tiempo, este método libera largos ratos de trabajo sin interrupciones. Las tareas difíciles se terminan antes y con menos errores. Las respuestas por escrito también mejoran, porque se redactan con más calma y con más atención. Al terminar la jornada, sientes que has decidido cómo emplear tu tiempo. Eso da una satisfacción tranquila y una mayor sensación de control.
