Moni menee kokoukseen ilman selkeää käsitystä siitä, mitä sieltä oikeastaan haluaa saada irti. Ajatukset jäävät hajanaisiksi, ja tärkeät asiat saattavat unohtua kesken keskustelun, kun tilaisuus ei enää ole tarjolla. Kolmen konkreettisen kysymyksen kirjoittaminen etukäteen auttaa suuntaamaan ajatukset ennen kuin kokous edes alkaa. Ilman tätä valmistelua moni huomaa vasta kokouksen jälkeen, että juuri se tärkein asia jäi kokonaan kysymättä.
Kysymysten ei tarvitse olla monimutkaisia tai pitkiä. Riittää, että ne on muotoiltu niin selkeästi, että niihin voi vastata yhdellä tai kahdella lauseella. Näin ne on helppo ottaa esiin sopivassa kohdassa keskustelua, ilman että aihe jää epäselväksi muille osallistujille. Selkeä kysymys myös osoittaa muille osallistujille, että aiheeseen on paneuduttu huolella jo etukäteen.
Kirjoita kysymykset paperille tai muistioon
Pelkkä mielessä pitäminen ei riitä, sillä ajatukset unohtuvat helposti keskustelun edetessä muihin suuntiin. Kysymysten kirjoittaminen ylös, vaikka lyhyenä listana, tekee niistä konkreettisia ja helposti muistettavia koko kokouksen ajan. Paperille tai muistioon kirjoitettu kysymys pysyy myös silmien edessä, vaikka ajatukset harhailisivat hetkeksi muualle.
Kun kysymykset ovat kirjattuna, niitä on myös helpompi seurata rivi kerrallaan kokouksen edetessä. Jos jokin kysymys jää vastaamatta, se huomataan heti listalta, eikä sitä tarvitse yrittää muistaa jälkikäteen omasta päästä.
Paras hetki kysymysten kirjoittamiseen on heti, kun kutsu kokoukseen saapuu, eikä vasta viime hetkellä oven takana. Silloin aihe on vielä tuoreena mielessä, ja kysymykset ehtivät muotoutua rauhassa ennen kokousta. Jos kutsu tulee aivan lyhyellä varoitusajalla, muutama minuutti riittää usein siihenkin kolmen kysymyksen kirjoittamiseen. Tärkeintä on, että kysymykset ehtivät syntyä ilman kiirettä, jolloin ne myös osuvat paremmin asian ytimeen.
Jos jokin kysymyksistä jää kokouksessa kokonaan vaille vastausta, sitä ei kannata jättää siihen. Vastauksen voi kysyä suoraan kokouksen lopussa, tai asiaa voi tiedustella erikseen jälkikäteen, jos aika loppui kesken. Näin yksikään tärkeä kysymys ei jää roikkumaan ilman selvyyttä, vaikka itse kokous olisikin jo päättynyt.
Valmiit kysymykset tekevät osallistumisesta myös aktiivisempaa. Sen sijaan, että vain kuuntelisi passiivisesti, voi ohjata keskustelua omien tarpeidensa suuntaan tarkkojen ja harkittujen kysymysten avulla.
Kolmen kysymyksen tapa sopii lähes mihin tahansa kokoukseen aiheesta riippumatta. Pieni valmistelu ennen kokousta säästää aikaa ja tekee lopputuloksesta huomattavasti selkeämmän kaikille osallistujille.
