Kokoukselle on usein varattu tietty aika kalenterista, ja moni jatkaa keskustelua ihan vain siksi, että aikaa on vielä jäljellä. Todellisuudessa kaikki tarpeellinen on saatettu käydä läpi jo aiemmin, ja loppuaika täytetään asioilla, jotka eivät oikeastaan vaadi yhteistä keskustelua juuri sillä hetkellä. Tällainen täytepuhe syö osallistujien energiaa, vaikka kukaan ei sitä ääneen myöntäisi.
Kun esityslistan viimeinenkin kohta on käsitelty, kokous kannattaa lopettaa siihen paikkaan, vaikka varattua aikaa olisi vielä jäljellä. Osallistujat arvostavat sitä, että heidän aikaansa ei kuluteta turhaan pelkän kalenterimerkinnän vuoksi.
Sano ääneen, että kokous on valmis
Selkeä lopetus tekee tilanteesta jokaiselle osallistujalle selvän. Lyhyt toteamus siitä, että kaikki suunnitellut asiat on käsitelty, riittää merkiksi siirtyä eteenpäin ilman epäselvyyttä. Tällainen selkeä päätös tuntuu paljon luontevammalta kuin hiljainen hiipuminen, jossa kukaan ei ole varma, onko kokous oikeasti ohi.
Aikaisin loppuva kokous jättää osallistujille myös ylimääräistä aikaa muihin tehtäviin. Tämä pieni lisäys päivään voi tuntua yllättävän arvokkaalta, kun se toistuu useamman kokouksen verran viikon aikana.
Ennen kokouksen päättämistä on hyvä käydä nopeasti läpi, mitä on sovittu ja kuka vastaa mistäkin. Tämä lyhyt yhteenveto vie vain hetken, mutta se varmistaa, että kaikki lähtevät kokouksesta samalla käsityksellä lopputuloksesta. Ilman tätä pientä koontia sovitut asiat saattavat jäädä tulkinnanvaraisiksi, vaikka kokous itsessään olisi sujunut hyvin. Yhteenveto kannattaa pitää lyhyenä, jotta se ei venytä juuri päättynyttä kokousta turhaan pidemmäksi.
Ylimääräinen aika, joka kokouksesta jää, kannattaa käyttää harkiten eikä täyttää sitä heti uudella tehtävällä. Lyhyt hengähdystauko ennen seuraavaa asiaa auttaa palautumaan edellisestä keskustelusta ja siirtymään seuraavaan asiaan selkeämmällä mielellä. Näin varatun ajan säästäminen hyödyttää koko työpäivää, ei vain yksittäistä kokousta.
Ajoissa lopettaminen ei tarkoita asioiden kiireistä läpikäyntiä, vaan pikemminkin sen tunnistamista, milloin keskustelu on aidosti valmis. Kun tämä opitaan tunnistamaan, kokoukset muuttuvat luonnostaan tehokkaammiksi.
Tapa kannattaa ottaa käyttöön vähitellen jokaisessa kokouksessa. Ajan myötä siitä tulee luonnollinen osa kokouskulttuuria, eikä kukaan enää odota kokouksen venyvän turhaan pidemmäksi kuin on tarpeen.
