Podczas spotkania notatki powstają szybko, często w skrótach i bez pełnych zdań. W chwili pisania wszystko wydaje się jasne, bo rozmowa jeszcze trwa w głowie. Jednak po jednym dniu wiele zapisków przestaje być zrozumiałych. Nie wiadomo już, co oznaczał pojedynczy wyraz albo strzałka na marginesie. Takie notatki tracą swoją wartość, zanim ktokolwiek z nich skorzysta.
Najlepiej przeczytać zapiski od razu po zakończeniu rozmowy, kiedy pamięć jest jeszcze świeża. Wystarczy chwila spokoju i kubek wody. Czytaj powoli i poprawiaj to, co jest niezrozumiałe. Dopisz brakujące słowa i rozwiń skróty, które za tydzień będą zagadką. Ten krótki przegląd zajmuje niewiele czasu, a bardzo podnosi jakość notatek.
Co warto zaznaczyć
Podczas czytania zaznacz to, co jest naprawdę ważne. Podkreśl decyzje, uzgodnione daty i zadania przypisane konkretnym osobom. Resztę potraktuj jako tło, które pomaga zrozumieć kontekst. Dzięki temu po tygodniu wystarczy rzut oka, aby przypomnieć sobie sedno sprawy. Nie trzeba będzie odczytywać wszystkiego od początku.
Zwróć uwagę także na to, co pozostało niejasne po rozmowie. Zapisz takie pytania na osobnej liście. Jeśli odpowiedź nie znajdzie się sama, zapytaj o nią uczestnika spotkania. Im wcześniej to zrobisz, tym łatwiej ktoś przypomni sobie, o co chodziło. Niewyjaśniona wątpliwość potrafi później narobić dużych kłopotów.
Dobrze jest też ocenić, czy notatki są potrzebne komuś jeszcze. Czasem jedna osoba zapisuje coś, co przyda się całej grupie. Wtedy warto przepisać najważniejsze punkty w kilku zdaniach i przesłać dalej. Nie musi to być długi tekst ani formalne pismo. Krótka i czytelna wiadomość w zupełności wystarczy.
Jeśli spotkania następują jedno po drugim, przegląd notatek można odłożyć na wolną chwilę. Nie odkładaj go jednak na koniec dnia, bo wtedy wiele szczegółów zniknie. Nawet krótkie przejrzenie zapisków w przerwie przyniesie sporą korzyść. Zaznacz w kalendarzu chwilę na to zadanie, tak jak na każde inne. Wtedy nie zostanie zapomniane.
Po pewnym czasie taki przegląd staje się nawykiem, który przynosi spokój. Notatki są czytelne, a ustalenia łatwo odnaleźć, gdy są potrzebne. Rzadziej trzeba pytać innych, co właściwie postanowiono. Praca po spotkaniu zaczyna się od jasnego punktu wyjścia. Kilka spokojnych chwil po rozmowie oszczędza wiele czasu w kolejnych dniach.
