Skrzynka z pocztą elektroniczną łatwo zamienia się w wielki magazyn. Zalegają w niej stare zaproszenia, podziękowania i wiadomości, które dawno straciły znaczenie. Szukając czegoś ważnego, trzeba przebijać się przez całe mnóstwo niepotrzebnych pozycji. Sam widok długiej listy wywołuje poczucie zmęczenia. Trudno wtedy odróżnić to, co pilne, od tego, co przeterminowane.
Rozwiązaniem jest regularne sprzątanie, raz w tygodniu. Wybierz dzień i porę, kiedy masz trochę spokoju, na przykład piątkowe popołudnie. Zapisz to w kalendarzu jak zwykłe spotkanie z samym sobą. Usiądź z kubkiem herbaty i przejrzyj wiadomości po kolei. Zwykle idzie to szybciej, niż można się spodziewać.
Jak podejmować decyzje
Przy każdej wiadomości zadaj sobie proste pytanie, czy będzie ci jeszcze potrzebna. Jeśli nie, po prostu ją usuń, bez żalu i wahania. Jeśli tak, przenieś ją do odpowiedniej grupy albo zapisz potrzebną informację gdzie indziej. Nie zostawiaj niczego w środku tylko dlatego, że nie masz czasu się zastanowić. Każda decyzja powinna być szybka i jasna.
Wiadomości, na które trzeba jeszcze odpowiedzieć, zostaw na górze. Możesz je oznaczyć albo przenieść do osobnej grupy z nazwą zaległe. Od razu odpowiedz na te, które zajmą tylko chwilę. Cięższe sprawy zapisz na liście zadań z konkretnym dniem. Dzięki temu nic ważnego nie zginie w zamieszaniu.
Podczas sprzątania zwracaj uwagę na wiadomości, które przychodzą regularnie i nic ci nie dają. Zapytaj, czy naprawdę chcesz je dalej otrzymywać. Jeśli nie, poszukaj sposobu, aby zrezygnować z ich odbierania. Z każdym tygodniem będzie ich wtedy coraz mniej. Skrzynka stanie się miejscem, do którego trafia głównie to, co ważne.
Nie próbuj zrobić wszystkiego naraz, jeśli zaległości są duże. Zacznij od najnowszych wiadomości i posuwaj się wstecz. Możesz ustalić sobie krótki czas, po którym kończysz, nawet jeśli nie wszystko zostało zrobione. Następnym razem wrócisz do tego, co zostało. Po kilku tygodniach skrzynka będzie już w dobrym stanie.
Cotygodniowy porządek daje spokój, który trudno przecenić. Nie masz poczucia, że coś ważnego czeka gdzieś na dnie. Odnajdywanie potrzebnych listów zajmuje sekundy zamiast długich poszukiwań. Umysł nie nosi w sobie ciężaru niezałatwionych spraw. Jedna spokojna chwila w tygodniu naprawdę robi różnicę.
