Każdy zna moment, w którym ktoś na spotkaniu przez sieć mówi, a nikt go nie słyszy. Wszyscy czekają, ktoś macha ręką, ktoś inny pisze wiadomość. Tracą się cenne chwile, a rozmowa zaczyna się w nerwowej atmosferze. Często wystarczyłaby drobna zmiana ustawień. Można ją zrobić wcześniej, kiedy nikt nie czeka.
Kilka minut przed spotkaniem usiądź przy komputerze i sprawdź podstawowe rzeczy. Włącz mikrofon i powiedz kilka słów, aby zobaczyć, czy sygnał jest widoczny. Sprawdź, czy słyszysz dźwięk z głośników albo ze słuchawek. Popatrz na swój obraz i upewnij się, że kamera pokazuje to, co trzeba. Cały ten test zajmuje bardzo mało czasu.
Drobne rzeczy, które mają znaczenie
Zwróć uwagę na poziom głośności swojego głosu i dźwięku z drugiej strony. Zbyt cichy głos męczy słuchaczy, a zbyt głośny może przeszkadzać w innych pokojach. Jeśli używasz słuchawek, sprawdź, czy dobrze leżą i czy nie szumią. Zdarza się, że komputer wybiera niewłaściwe urządzenie do dźwięku. Warto to zauważyć, zanim zacznie się rozmowa.
Zajrzyj także do okna z obrazem, żeby zobaczyć, co widzą inni. W tle nie powinno być niczego, co odwraca uwagę, na przykład stosu naczyń czy suszących się ubrań. Ustaw kamerę tak, aby twarz była dobrze widoczna. Światło powinno padać z przodu, a nie zza pleców. Wtedy rozmówcy widzą cię wyraźnie i chętniej patrzą ci w oczy.
Miej pod ręką plan awaryjny na wypadek kłopotów z połączeniem. Zapisz sobie numer telefonu osoby prowadzącej spotkanie. Jeśli obraz się zatnie, możesz szybko zadzwonić lub napisać krótką wiadomość. Wyłącz w międzyczasie inne programy, które zużywają dużo łącza. Spokojne połączenie to połowa sukcesu.
Kiedy wszystko działa, zamknij niepotrzebne okna i wycisz powiadomienia w telefonie. Dźwięk przychodzącej wiadomości w trakcie rozmowy bywa krępujący. Przygotuj też kartkę i długopis, aby notować bez szukania czegokolwiek. Wypij łyk wody i usiądź wygodnie. Dzięki temu wejdziesz do rozmowy w dobrym nastroju.
Ta prosta próba staje się z czasem odruchem, o którym nie trzeba pamiętać. Spotkania zaczynają się na czas i bez zbędnych przeprosin. Ty sam czujesz się pewniej, bo wiesz, że wszystko jest gotowe. Inni doceniają porządek i szacunek dla ich czasu. Kilka spokojnych minut przed rozmową naprawdę się opłaca.
