Spotkanie z dużą liczbą uczestników rzadko przebiega szybko i sprawnie. Każda osoba chce coś dodać, o coś zapytać albo z czymś się zgodzić. Rozmowa rozpływa się w wielu kierunkach, a temat główny gubi się po drodze. Po jakimś czasie część zebranych zaczyna się nudzić i patrzeć w bok. Wtedy nawet ważne sprawy słucha się z coraz mniejszą uwagą.
Zanim roześlesz zaproszenia, zastanów się dokładnie, kto naprawdę jest potrzebny. Zapytaj siebie, kto podejmie decyzję i kto dostarczy niezbędnych informacji. Pozostałe osoby często wystarczy powiadomić później krótką wiadomością z podsumowaniem. Nikt nie poczuje się pominięty, jeśli dostanie jasną i rzeczową notatkę. Wąskie grono zbiera się szybciej i szybciej wraca do swoich zajęć.
Kto naprawdę jest potrzebny
Pomaga prosta zasada, którą łatwo zapamiętać. Jeśli ktoś ma tylko słuchać, a nie zabierać głosu ani decydować, zwykle nie musi być na spotkaniu. Taka osoba lepiej wykorzysta ten czas na własną pracę. Później otrzyma notatkę z najważniejszymi ustaleniami i przeczyta ją w spokoju. Jej uwaga zostanie wtedy oszczędzona na inne, ważniejsze zadania.
Warto też jasno napisać w zaproszeniu, dlaczego dana osoba została zaproszona. Ktoś, kto zna swoją rolę, przychodzi lepiej przygotowany do rozmowy. Może przemyśleć, co chce powiedzieć, i przynieść odpowiednie materiały. Jeśli rola jest niejasna, zaproszony ma prawo zapytać o nią wprost. Takie pytanie pomaga wszystkim uporządkować wzajemne oczekiwania.
Czasem trudno zrezygnować z zaproszenia kogoś, kto mógłby poczuć się urażony. W takiej sytuacji warto wyjaśnić powody życzliwie i otwarcie. Możesz napisać, że spotkanie ma być krótkie i dlatego uczestników jest niewielu. Dodaj, że wszystkie ustalenia zostaną przesłane każdemu zainteresowanemu. Większość ludzi przyjmuje takie wyjaśnienie ze spokojem i zrozumieniem.
Mniejsze grono ma jeszcze jedną zaletę, a mianowicie łatwiejszą rozmowę. Każdy ma szansę się wypowiedzieć bez przekrzykiwania innych. Cisi uczestnicy nie znikają w tłumie, a ich pomysły nie giną. Decyzje zapadają szybciej, bo nie trzeba przekonywać wielu osób naraz. Spotkanie kończy się konkretnym wynikiem, a nie listą nowych pytań.
Z czasem cały zespół przyzwyczaja się do takiego sposobu pracy. Zaproszenia stają się rzadsze, ale każde z nich ma wyraźny cel. Ludzie chętniej przychodzą, bo wiedzą, że ich obecność ma sens. Wolny czas w kalendarzu pozwala spokojnie wykonywać własne zadania. Mniej uczestników oznacza więcej pożytku dla wszystkich zebranych.
