É fácil deixar-se levar e escrever uma mensagem enorme quando se tem muito a dizer. Aparecem explicações, justificações e pormenores que ninguém pediu. Quem a recebe tem de procurar no meio do texto aquilo que realmente interessa. Muitas vezes, o essencial fica escondido, e a resposta demora mais a chegar. Escrever menos costuma ser a melhor solução.
Antes de responder, pergunta-te qual é a coisa mais importante que a outra pessoa precisa de saber. Escreve essa coisa logo na primeira frase, sem rodeios. Depois acrescenta só o que for indispensável para a compreender. Se puderes dizer tudo em poucas linhas, não escrevas mais. Uma mensagem curta é lida por inteiro, e uma longa nem sempre.
Clareza antes de tudo
Ser breve não significa ser seco ou pouco simpático. Um cumprimento curto e um agradecimento sincero cabem em poucas palavras. A clareza vem da escolha de palavras simples e de frases diretas. Evita expressões complicadas e termos que só tu conheces. Quem lê deve perceber tudo à primeira leitura, sem precisar de voltar atrás.
Quando a resposta pede uma decisão, diz claramente qual é. Sim, não ou uma proposta concreta são melhores do que um talvez. Se fizeres uma pergunta, deixa-a no fim, onde não passa despercebida. Se precisares de várias coisas, escreve-as por ordem, como primeiro e segundo. Assim, a outra pessoa responde ponto por ponto, sem se enganar.
Há assuntos que são demasiado complicados para uma resposta escrita curta. Nesses casos, propõe uma conversa rápida em vez de um texto interminável. Duas pessoas que falam resolvem em poucos minutos o que a escrita levaria muito mais tempo a esclarecer. Isto também evita tensões que nascem de mal-entendidos. Saber quando escrever e quando falar é uma boa competência.
Quem escreve pouco e bem ganha tempo e ganha a estima dos colegas. As pessoas passam a responder mais depressa, porque sabem que a leitura será rápida. As trocas de mensagens ficam mais leves e o dia corre com menos peso. Experimenta reduzir a tua próxima mensagem a metade e vê a diferença. Muitas vezes, o essencial cabe em três frases.
