Wer ohne Vorbereitung in eine Besprechung geht, hat oft schon vergessen, was beim letzten Mal eigentlich besprochen worden ist. Die ersten Minuten gehen dann drauf, um sich gegenseitig zu erinnern, wo man eigentlich stehen geblieben ist, statt gleich mit dem eigentlichen Thema weiterzumachen. Ein kurzer Blick ins Protokoll vorher erspart genau diese Verzögerung. Gerade wenn zwischen zwei Terminen mehrere Wochen liegen, verblasst die Erinnerung erstaunlich schnell, selbst wenn das Thema damals wichtig erschienen ist.
Es braucht dafür keine lange Lesezeit. Ein paar Minuten, in denen man die wichtigsten Punkte noch einmal überfliegt, reichen meist völlig aus, um wieder im Bild zu sein, bevor die nächste Besprechung überhaupt beginnt. Wichtig ist dabei weniger die Länge des Lesens als die Regelmäßigkeit, mit der es vor jedem Termin passiert.
Den richtigen Zeitpunkt zum Lesen finden
Am besten liest man das Protokoll kurz vor der neuen Besprechung, nicht schon Tage davor. So sind die Informationen noch frisch im Kopf, wenn das Gespräch tatsächlich beginnt, und man muss sich nicht extra an das erst kürzlich Gelesene erinnern. Ein Lesen direkt davor fühlt sich außerdem weniger nach einer zusätzlichen Pflicht an, weil es unmittelbar in die Vorbereitung übergeht.
Wer das Protokoll erst am Vorabend liest, kann sich zusätzlich ein paar Stichpunkte notieren, die im neuen Gespräch angesprochen werden sollen. Diese kleine Vorbereitung macht den Unterschied zwischen einem Gespräch, das ins Stocken gerät, und einem, das gleich zur Sache kommt.
Für alle Beteiligten wirkt es spürbar angenehmer, wenn niemand erst lange nachfragen muss, was eigentlich vereinbart worden war. Die Zeit, die dadurch gespart wird, kommt dem eigentlichen Gespräch zugute, statt in Erinnerungsarbeit zu verschwinden. Auch wer die Besprechung leitet, profitiert davon, weil sich weniger Zeit mit Zusammenfassen und Erklären vertut.
Mit der Zeit wird das kurze Nachlesen zu einer festen Gewohnheit vor jeder Besprechung. Wer sie einmal ausprobiert hat, merkt schnell, wie viel ruhiger und zielgerichteter jedes weitere Gespräch dadurch abläuft.
