In fast jeder Besprechung gibt es Momente, in denen eine einzelne Wortmeldung immer länger wird, ohne dass es der sprechenden Person selbst so richtig auffällt. Die anderen hören zu, während der eigentliche Punkt schon längst gemacht wurde, aber das Gespräch trotzdem weiterläuft. Mit der Zeit verlieren auch aufmerksame Zuhörer den roten Faden, weil sich Nebensächlichkeiten in die eigentliche Aussage mischen.
Eine kurze, freundliche Bitte, die Kernaussage noch einmal in ein, zwei Sätzen zusammenzufassen, hilft in solchen Momenten oft mehr, als einfach zu unterbrechen. Sie gibt der Person die Möglichkeit, selbst zu ordnen, was eigentlich wichtig war. So bleibt die Wortmeldung wertgeschätzt, auch wenn sie kürzer zusammengefasst wird als ursprünglich vorgetragen.
Die Bitte freundlich formulieren
Der Ton macht dabei den Unterschied. Eine Formulierung wie eine kurze Nachfrage nach dem wichtigsten Punkt wirkt einladend, während ein bloßes Abwürgen der Wortmeldung leicht unfreundlich ankommen kann, selbst wenn es gut gemeint ist. Ein freundlicher Blick oder ein kurzes Nicken kann die Bitte zusätzlich abmildern, ohne dass sie streng wirkt.
Diese Bitte lässt sich auch vorab ansagen, etwa gleich zu Beginn der Besprechung, sodass niemand überrascht ist, wenn sie tatsächlich einmal ausgesprochen wird. So wird sie Teil der gemeinsamen Gesprächskultur und nicht zur persönlichen Kritik an einer einzelnen Person. Wenn alle wissen, dass kurze Zusammenfassungen ausdrücklich erwünscht sind, fällt die Bitte im Moment selbst kaum noch auf.
Wenn diese Gewohnheit regelmäßig geübt wird, gewöhnen sich alle Beteiligten daran, ihre Punkte von vornherein etwas kompakter zu formulieren. Das Gespräch bleibt dadurch insgesamt lebendiger, weil mehr Raum für die Beiträge der anderen bleibt. Mit der Zeit braucht es die Bitte immer seltener, weil sich die kürzere Ausdrucksweise von selbst einspielt.
Am Ende profitieren alle davon, wenn Redezeit gleichmäßiger verteilt ist. Die Besprechung wirkt dann weniger wie ein langer Monolog und mehr wie ein echtes, gemeinsames Gespräch zwischen allen Beteiligten.
