Numa reunião com uma lista comprida de assuntos, o tempo acaba quase sempre antes do fim. Os primeiros pontos ocupam muito mais espaço do que estava previsto, e os últimos ficam para a pressa ou para outra data. Quando a reunião termina, ninguém sabe ao certo o que ficou realmente resolvido. Uma lista mais curta evita esta confusão.
Experimenta limitar a ordem de trabalhos a três pontos. Escolhe apenas os assuntos que precisam mesmo de uma conversa entre várias pessoas. O que se resolve com uma simples mensagem não precisa de reunião, e pode ser enviado por escrito antes ou depois. Assim, o tempo passado em conjunto fica reservado para o que é realmente importante.
Menos assuntos, mais atenção
Com poucos pontos, cada um recebe a atenção de que precisa. As pessoas têm tempo para explicar o seu ponto de vista e para ouvir os outros. As decisões tornam-se mais claras, porque não há a pressão de passar logo ao assunto seguinte. Muitas vezes, uma conversa calma sobre uma só questão resolve mais do que uma corrida por muitos temas.
Para escolher os três pontos, faz uma pergunta simples a ti próprio. Se a reunião só pudesse tratar de três assuntos, quais seriam os mais urgentes? Os restantes podem esperar por outra ocasião ou ser tratados em conversas mais pequenas. Não é uma perda, é uma forma de dar prioridade ao que conta. Quem convoca a reunião deve ter coragem de riscar assuntos da lista.
Envia a lista curta a todos antes da reunião, para que cada pessoa possa preparar-se. Quem sabe exatamente o que será discutido chega com melhores ideias. Se alguém sugerir um quarto assunto, pergunta se ele é mesmo necessário nesse dia. Muitas vezes, a resposta é que pode esperar. Ficará na lista da próxima vez, sem prejuízo para ninguém.
Com este hábito, as reuniões tornam-se mais curtas e mais úteis. As pessoas percebem que o seu tempo é respeitado e participam com mais vontade. Sobra também espaço na agenda para trabalhar com calma entre encontros. A equipa ganha o costume de distinguir o que é essencial do que é acessório. Bastam três pontos bem escolhidos para mudar o ritmo de todo o trabalho.
