Tijdens een vergadering wordt heel wat gezegd en maar een klein deel daarvan is een echte beslissing. Zonder notitie vervaagt dat beslissende stukje bijzonder snel. Een week later herinnert iedereen zich iets anders van hetzelfde gesprek. Dan begint de discussie opnieuw over iets dat eigenlijk al beslist was. Dat kost tijd en zorgt voor onnodige irritatie.
Schrijf een beslissing daarom op in dezelfde seconde dat ze valt. Gebruik hiervoor een aparte plaats op je blad, zodat ze niet verdwijnt tussen de overige aantekeningen. Zet er één zin bij die kort en duidelijk zegt wat er is afgesproken. Vermijd vage woorden, want die laten later ruimte voor verschillende uitleg. Zo wordt de beslissing een vast punt in het gesprek.
Even terugvragen aan de groep
Wanneer je niet zeker bent of je het goed hebt begrepen, vraag dan even na. Lees de zin hardop voor en kijk of iedereen knikt. Dat kost bijna niets en voorkomt lange uitleg achteraf. Soms blijkt dat twee mensen verschillende dingen hadden verstaan. Beter dat merk je meteen dan pas na een week.
Noteer bij elke beslissing ook wie ze zal uitvoeren. Een beslissing zonder naam blijft immers vaak liggen. Als de verantwoordelijke persoon meteen wordt genoemd, weet die ook dat de taak bij hem of haar ligt. Bespreek tot slot samen tegen wanneer het klaar moet zijn. Zo is het voor iedereen duidelijk wat er nu gebeurt.
Na afloop kun je de beslissingen apart bundelen, los van al het andere. Zet ze op één pagina of op één kaartje dat je makkelijk terugvindt. Door de rest van de aantekeningen weg te laten, blijft de kern over. Wie later iets wil nakijken, hoeft dan niet door alles te zoeken. Dat scheelt heel wat frustratie.
Met deze gewoonte worden vergaderingen veel geloofwaardiger. Mensen weten dat wat er wordt gezegd ook echt wordt vastgelegd. Ze denken dus scherper na voor ze iets voorstellen of beloven. Op den duur ontstaat er meer vertrouwen in de gemaakte afspraken. Het vraagt geen bijzondere uitrusting, alleen aandacht en een pen.
