Veel mensen stappen rechtstreeks van hun vorige taak naar een overleg. Onderweg denken ze nog aan alles wat ze net hebben achtergelaten. Zo zitten ze de eerste minuten met hun hoofd ergens anders. Nochtans worden precies op dat moment het doel en de afspraken van het gesprek uitgelegd. Wie dat mist, moet later vaak vragen wat er eigenlijk is afgesproken.
Daarom loont het de moeite om vlak voor het overleg even tijd vrij te maken. Sluit de taak af waar je mee bezig was en leg de papieren opzij. Ga rustig zitten en laat je gedachten tot stilstand komen. Meestal merk je dat je hoofd sneller helder wordt dan je had verwacht. Zo begin je het gesprek echt aanwezig en niet half afwezig.
Een vaste plaats in de agenda
Het helpt om die korte stilte een vaste plaats in je agenda te geven. Plan een vergadering dus niet exact op het einde van de vorige afspraak. Wie een klein gat overhoudt, hoeft niet te rennen of zich te haasten. Dat gat is bedoeld voor jezelf en is helemaal geen verloren tijd. Na een tijdje gebeurt het bijna vanzelf.
Gebruik dat moment ook om na te denken over wat je zelf wilt bereiken. Vraag je af welke vraag je graag beantwoord ziet. Denk aan wat je kunt bijdragen aan de bespreking. Een kort en helder idee volstaat, want het gaat niet om een volledig plan. Met die richting in je hoofd luister je veel gerichter.
Ook je omgeving speelt mee tijdens dat korte moment. Zet je gsm op stil en leg hem buiten je bereik. Sluit de vensters op je scherm die niets met het gesprek te maken hebben. Zo komt er geen melding tussen je gedachten en het begin van het overleg. Wat overblijft, is een rustige en opgeruimde start.
Voor de hele groep heeft dit ook een gunstig effect. Wanneer iedereen aandachtig begint, kan het gesprek meteen ter zake komen. Er hoeft dan minder te worden herhaald en er ontstaan minder misverstanden. Het overleg verloopt vlotter en eindigt vaak zelfs eerder dan gepland. Een korte stilte vooraf is dus een kleine moeite met een groot resultaat.
