Et referat, der skrives i al hast lige efter et møde, ender ofte som en lang, ensartet tekst, hvor det er svært at se, hvad der egentlig var vigtigst. Når man senere skal finde tilbage til en bestemt beslutning, bliver man nødt til at læse hele referatet igennem igen fra ende til anden. Det koster tid, som en lille indsats i selve skrivningen sagtens kunne have sparet.
Løsningen er at fremhæve de allervigtigste punkter, mens referatet bliver skrevet, i stedet for at lade alt stå ens. Det kan være beslutninger, konkrete opgaver eller datoer, der er aftalt undervejs i mødet. Når disse punkter skiller sig visuelt ud fra resten, bliver referatet meget lettere at skimme senere. Selv en person, der kun har et minut til rådighed, kan da danne sig et overblik uden at læse hele teksten igennem.
Brug et fast, enkelt system
Vælg en enkel og fast måde at markere på, som bliver den samme hver gang, du skriver referat. Det kan være at sætte de vigtigste punkter først i afsnittet eller samle dem under en tydelig overskrift for sig selv. Når systemet er det samme fra møde til møde, ved læseren, hvor øjnene skal falde først, uden at skulle lede.
En anden fordel ved at markere det vigtigste er, at det tvinger den, der skriver referatet, til selv at tage stilling til, hvad der reelt var kernen i mødet. Den øvelse gør ofte referatet skarpere, fordi mindre vigtige detaljer naturligt bliver skåret væk eller nedtonet i teksten.
De, der ikke selv deltog i mødet, får også langt mere ud af et referat, hvor det vigtigste er let at finde. De kan hurtigt danne sig et overblik, uden at skulle bruge lang tid på at læse sig igennem alle detaljerne fra starten til slutningen af mødet. På den måde bliver referatet nyttigt for langt flere end blot dem, der selv sad med ved bordet.
Et referat, der er let at skimme, bliver også lettere at vende tilbage til, når man senere skal huske, hvad der egentlig blev aftalt. Den lille indsats i skrivefasen betaler sig hver eneste gang, referatet bliver åbnet igen i ugerne efter mødet.
