En besked uden en tydelig overskrift efterlader modtageren i tvivl om, hvad den egentlig handler om, før den bliver åbnet. Det kan betyde, at en vigtig besked bliver lagt til side sammen med alt det andet, mens noget mindre vigtigt bliver læst først, fordi overskriften der var lettere at forstå. En god overskrift er derfor mere end blot en formalitet.
Formålet med overskriften er at give modtageren nok information til at kunne prioritere beskeden med det samme. Står der tydeligt, hvad beskeden handler om, og gerne om der forventes et svar, kan modtageren hurtigt afgøre, om den skal åbnes nu eller kan vente til senere på dagen. Den lille afklaring sparer begge parter for gætteri og unødige spørgsmål frem og tilbage.
Skriv, hvad beskeden handler om, ikke bare hvem den er fra
Undgå overskrifter, der kun gentager afsenderens navn eller et generelt emne, som ikke fortæller noget nyt. Skriv i stedet konkret, hvad beskeden drejer sig om, gerne med det vigtigste ord først, så det fanges selv ved et hurtigt blik ned gennem indbakken. En præcis overskrift sparer modtageren for at skulle åbne beskeden bare for at finde ud af, hvad den handler om.
Det kan også være en hjælp at skrive, om beskeden kræver svar, eller om den blot er til orientering. En kort tilføjelse gør det tydeligt for modtageren, hvor meget opmærksomhed beskeden kræver, og forhindrer, at simple orienteringer bliver besvaret, som om de krævede en hurtig handling.
Overskriften er også det første, man selv ser igen, hvis beskeden skal findes frem senere. En præcis formulering gør det langt lettere at søge den frem i indbakken, uden at skulle huske præcis, hvornår den blev sendt, eller hvem der skrev den. Det gælder både for afsenderen selv og for alle andre, der senere får brug for at slå beskeden op igen.
Med en vane om at bruge et par ekstra sekunder på overskriften bliver kommunikationen klarere for alle parter. Modtageren sparer tid på at forstå beskeden, og afsenderen får ofte hurtigere og mere præcise svar tilbage.
