Mange møder bliver booket med kun et tidspunkt og et lokale eller et link, mens selve grunden til mødet aldrig bliver skrevet ned nogen steder. Det efterlader deltagerne i tvivl om, hvad de egentlig skal forberede sig på, og hvad mødet skal munde ud i, når det er slut. Et par ekstra minutter brugt på at formulere formålet kan spare langt mere tid, når selve mødet går i gang, fordi alle møder op med samme forventning.
Formålet behøver ikke være langt eller kompliceret. Det vigtigste er, at det gør det tydeligt, om mødet handler om at træffe en beslutning, dele en status eller løse et problem i fællesskab. Den forskel har stor betydning for, hvordan deltagerne forbereder sig, og for hvor meget de selv skal have med af materiale eller tanker.
Formuler formålet i én sætning
Prøv at skrive formålet som én kort sætning, gerne øverst i indkaldelsen, hvor alle ser den først. En sætning som "vi skal blive enige om næste skridt" siger langt mere end en tom titel, og den sætter automatisk en ramme for, hvor mødet skal ende. Jo mere præcis sætningen er, jo lettere bliver det også at holde mødet på sporet undervejs.
Når formålet står klart, bliver det også lettere for deltagerne at vurdere, om de overhovedet behøver at deltage, eller om de kan nøjes med at læse referatet bagefter. Det sparer tid for alle parter og gør, at de, der møder op, faktisk har noget at bidrage med til netop det emne.
For den, der indkalder, bliver formålet også en hjælp til selve forberedelsen. Når man ved præcis, hvad mødet skal ende med, er det lettere at vurdere, hvor lang tid der er brug for, og hvilke punkter der hører hjemme på dagsordenen. Overflødige emner falder naturligt fra, når de ikke tjener det formål, mødet er sat til at opfylde.
Med tiden bliver det en vane at sætte formålet ind, hver gang et møde bookes, og vanen smitter ofte af på resten af arbejdspladsen. Møder, der starter med et klart formål, ender som regel også klarere, fordi alle har haft mulighed for at forberede sig ud fra det samme udgangspunkt.
