Når en dagsorden bliver til, er det fristende at putte alt med på listen, som på nogen måde hænger sammen med emnet. Resultatet bliver ofte et møde, der trækker ud, fordi flere af punkterne slet ikke krævede, at alle sad samlet på samme tid. En hurtig gennemgang af dagsordenen, inden mødet sendes ud, kan afsløre, hvilke punkter der hører hjemme et andet sted.
Et godt spørgsmål at stille sig selv er, om punktet kræver en fælles samtale, eller om det bare kræver, at nogen bliver orienteret. Rene statusopdateringer kan ofte klares med en kort besked i stedet for at optage tid i et møde, hvor kun få af deltagerne reelt har brug for at høre om dem. Samme spørgsmål kan stilles for hvert eneste punkt på listen, indtil kun det, der reelt kræver en samtale mellem flere, bliver tilbage.
Flyt punkterne, i stedet for at slette dem
Det er ikke meningen, at punkterne skal forsvinde helt, men at de flyttes derhen, hvor de hører til. En kort besked, et delt dokument eller en samtale mellem to personer kan ofte gøre det samme arbejde som et punkt på dagsordenen, blot uden at tage tid fra alle de andre deltagere. Mødet bliver kortere, uden at noget vigtigt går tabt undervejs.
Når dagsordenen er renset for de punkter, der ikke kræver fælles tilstedeværelse, bliver det tydeligere, hvad mødet reelt skal bruges til. De tilbageværende punkter er ofte dem, hvor en samtale rent faktisk flytter noget, og hvor deltagernes tid giver mest værdi. Det gør det også lettere at holde mødet inden for den tid, der er sat af.
Vanen med at spørge sig selv, om et punkt hører hjemme i mødet, kan bruges hver gang en dagsorden skrives. Over tid bliver dagsordener naturligt kortere, fordi flere og flere emner automatisk bliver sorteret fra, før de når helt frem til listen. Det gør det samtidig lettere at sige nej til at putte endnu et punkt på, næste gang nogen foreslår det i sidste øjeblik.
Kortere møder handler sjældent om at skære i indholdet, men om at flytte det rigtige indhold hen, hvor det giver mest mening. Når kun det, der kræver en fælles samtale, bliver tilbage, mærker alle deltagere, at tiden i mødet bliver brugt godt.
