I løpet av en arbeidsdag kommer det inn meldinger av svært ulik viktighet, men de havner ofte i samme innboks og krever tilsynelatende samme oppmerksomhet. Resultatet blir at man bruker tid på å svare på småting med det samme, mens større oppgaver stadig blir avbrutt av korte, uviktige beskjeder som egentlig kunne vente. Over en hel dag utgjør disse små avbruddene ofte langt mer enn man legger merke til der og da.
Å stoppe opp og vurdere hver melding før man svarer, er en enkel vane som skaper mer ro i arbeidsdagen. Spørsmålet er sjelden vanskelig å svare på: haster dette virkelig nå, eller kan det vente til senere uten at noe går galt. De aller fleste meldinger havner raskt i den siste kategorien, når man først tar seg tid til å tenke etter.
Sett av en fast tid til det som kan vente
Lag gjerne en kort liste over meldinger som ikke haster, og sett av et bestemt tidsrom senere på dagen til å gå gjennom dem samlet. Da slipper man å avbryte konsentrert arbeid for hver eneste melding som kommer inn i løpet av formiddagen.
Det som virkelig haster, kan fortsatt besvares med det samme, men listen gjør det lettere å se forskjellen mellom det som faktisk krever rask handling, og det som bare føles sånn i øyeblikket. Over tid blir det lettere å stole på egen vurdering.
Denne vanen krever litt øvelse, særlig for den som er vant til å svare på alt med det samme. Etter hvert blir det tydelig at svært få meldinger faktisk lider under å vente noen timer til senere på dagen. De fleste avsendere merker knapt forskjellen, mens den som venter med å svare, får en langt roligere arbeidsdag.
Med en fast tid satt av til det som kan vente, blir resten av dagen roligere og mer sammenhengende. Konsentrasjonen kan brukes på de oppgavene som faktisk krever den, mens de mindre viktige meldingene får sin egen, avgrensede plass. Slik blir hele arbeidsdagen mer forutsigbar, både for en selv og for dem som venter på svar.
