De fleste møter ender med at ett eller flere spørsmål fortsatt henger i luften, selv om resten av dagsordenen er gjennomgått. Ofte blir disse punktene glemt så snart møtet er slutt, fordi ingen har skrevet dem ned noe sted, og de dukker først opp igjen når noen tilfeldigvis kommer på det uker senere. Da har som regel både sammenhengen og motivasjonen for å ta tak i det, falmet betraktelig.
En enkel løsning er å avslutte referatet med et kort avsnitt om nettopp det som ikke ble avklart. Det trenger ikke være mer enn noen få setninger, men det gjør forskjellen mellom et spørsmål som blir husket, og ett som stille forsvinner i mengden av andre oppgaver. Denne lille vanen koster nesten ingenting, men den redder ofte flere viktige saker fra å bli glemt helt.
Gjør det åpne synlig, ikke bare det avklarte
Skriv gjerne det uavklarte punktet som en konkret setning, slik at det er tydelig hva som mangler, og ikke bare en vag følelse av at noe henger igjen. En setning som beskriver nøyaktig hva som gjenstår, gjør det lettere å ta tak i punktet neste gang det er aktuelt.
Det kan også være nyttig å notere hvem som eventuelt skal se videre på spørsmålet, selv om det ikke er endelig avklart hvem som har ansvaret. En liten pil mot en person eller en gruppe er nok til at punktet ikke bare blir liggende uten eier.
Når det uavklarte er skrevet ned tydelig, blir det også lettere å ta det opp igjen på et senere møte, uten at noen må huske tilbake til akkurat hva som ble sagt. Referatet gjør jobben med å holde punktet levende, i stedet for at det hviler på hukommelsen alene. Dermed unngår man også å måtte gjenta hele diskusjonen fra bunnen av, siden utgangspunktet allerede står skrevet.
Med denne vanen blir møtereferatene mer ærlige om hva som faktisk ble oppnådd, og hva som fortsatt står åpent. Det gir et riktigere bilde av arbeidet, og gjør det lettere å følge en tråd videre fra ett møte til det neste.
