Et møte som stopper opp fordi noen må lete etter et dokument, mister raskt både tempo og fokus. De andre deltakerne sitter og venter, samtalen mister tråden, og det som skulle vært en kort avklaring, drar plutselig ut i tid. Ofte er løsningen enkel: dokumentene som trengs, kunne vært samlet før møtet i det hele tatt startet. Denne typen forsinkelse virker liten der og da, men den legger seg oppå hverandre gjennom en hel arbeidsdag full av møter.
Ta noen minutter i forkant til å tenke gjennom hva møtet faktisk handler om, og hvilke dokumenter, notater eller tall som naturlig hører til temaet. Er det et referat fra sist, en plan eller et forslag som skal diskuteres, bør det ligge klart og lett tilgjengelig, i stedet for å bli hentet frem i siste liten.
Legg alt på ett sted i forkant
Samle dokumentene i én mappe, ett vindu eller én bunke, slik at du slipper å lete i flere ulike systemer mens møtet pågår. Når alt ligger samlet, går det raskt å finne frem akkurat det som trengs, uten at de andre deltakerne merker noen forsinkelse i det hele tatt.
Det kan også være lurt å sende de viktigste dokumentene til de andre deltakerne i forkant, slik at de også har mulighet til å lese gjennom dem før møtet. Da blir selve møtet en samtale om innholdet, i stedet for en gjennomgang av noe de fleste ser for første gang.
Denne lille forberedelsen sparer ikke bare tid under selve møtet, men gjør også at man selv føler seg roligere og bedre forberedt. Man slipper den ubehagelige følelsen av å stå med tomme hender når noen spør etter et tall eller et notat man egentlig hadde et sted. Den roen smitter ofte over på resten av møtet, fordi man kan lytte i stedet for å lure på hvor dokumentet ble av.
Med en fast vane om å samle dokumentene før møtet blir hele møtekulturen mer effektiv over tid. Deltakerne kan stole på at det som trengs, faktisk er tilgjengelig, og oppmerksomheten kan brukes på samtalen i stedet for på å lete etter papirer eller filer.
